054-979-7478 info@team.do
איך לנהל צוות מרחוק בימי הקורונה

איך לנהל צוות מרחוק בימי הקורונה

משבר הקורונה מציב אתגרים חדשים לכל עסק.

צוותים שהיו רגילים לעבוד באותו מרחב עבודה מגלים שהם צריכים לנהל את אותה עבודה מרחוק בצורה מבוזרת כאשר כל עובד נמצא במיקום אחר.

עבודה מהבית מזמנת אתגרים חדשים, כיצד נוכל לשמור על הצוות מסונכרן ומפוקס על אותה מטרה ?

כיצד נוכל לשמור על תקשורת טובה בצוות ?

להלן מספר נקודות שיעזרו לנו לנהל את הפרויקטים והצוות מרחוק:

  1. הגדרת מטרות ויעדים ברורים ברמת הצוות וברמת כל עובד.
  2. מעקב אחר ביצוע הפעולות שהעובדים מבצעים בשוטף.
  3. קבלת תמונה כללית, המציגה את המצב הנוכחי של הצוות באופן ברור .
  4. בחירת הכלים הנכונים לניהול הצוות ושיפור התקשורת.
  5. מחוייבות – יצירת מחוייבות בתוך הצוות להשגת מטרות משותפות.
  6. רגישות לאנשים, כל אדם נמצא במצב נפשי שונה בזמן משבר לכן יש לשמור על רגישות וסבלנות בין אנשי הצוות.
  7. צור תהליכי העבודה האפקטיביים כך שהעבודה תזרום בין אנשי הצוות
  8. מתן הנחיות ברורות הימנעות מהצפה במידע, מה הדבר המרכזי להתמקד בו ? מה הציפיות בכל יום.
  9. תן אמון בצוות שלך, אנשים ישלימו את המשימות אם המטרה ברורה להם
  10. שמירה על תקשורת טובה ומשמעותית בין אנשי הצוות.
  11. חפש את הצווארי בקבוק וגלה איפה יש אי בהירות בנוגע למשימות.
  12. שיחות אחד על אחד:
    חשוב להקפיד על שיחות אחד על אחד עם כל אנשי הצוות כל שבוע או שבועיים כדי לזהות קשיים אישיים בהקדם.
  1. למד לנהל את ישיבות מרחוק
    הקפד על אג’נדה ברורה והצג אותה בתחילת הישיבה.
    שים לב שכל המשתתפים מקבלים הזדמנות לדבר.
    הקפד על שיחות וידיאו במידת האפשר.
    .
  2. כלים טכנולוגים, קיימים מספר כלים טכנולוגיים היאפשר לך לנהל את הצוות מרחוק בקלות:
  • זום – מאפשרת שיחות וידיאו בקלות עם מספר רב של משתתפים, טוב לשיחות בתוך הצוות ועם אנשים חיצוניים.
  • Microsoft Teams – מאפשר שיחות מאובטחות עם אני הצוות בקלות תוך שיתוף מסך וחיבור קל ל Outlook.
  • Team.Do – ניהול פרויקטים פשוט ויעיל עם משימות גאנט ואנשי קשר במקום אחד.

 

מקווים שמאמר עזר לכם.

 

אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר להשלמת התהליך עבור העסק שלך.

 

כיצד לתגמל את הצוות שלך כמנהל פרוייקטים?

כיצד לתגמל את הצוות שלך כמנהל פרוייקטים?

איך אתם חוגגים את ההישגים של חברי הצוות שלכם? עבור הצוות שלך בכללותו? ובאיזה שלב? במהלך הפרויקט? מתי זה נגמר? ואיזו שיטה אתה בדרך כלל משתמש כדי לזהות ולתגמל? כמנהל פרויקט יש הרבה משימות שעלייך למלא בוזמנית : הקצאת עבודה, תמיכה בחברי הצוות , לנתב מחדש, לענות על שאלות, לקבל החלטות, לעזור ,להפיל מחסומים והעברת מסרים להנהלה הבכירה כדי לדחוף דברים. ישנם מנהלי פרויקטים שחשים צורך לחלק פרסים תכופים עבור כמעט כל הישג בפרויקט כמו כרטיסים לסרט או בילוי, מסיבות פיצה או צ’ופרים אחרים. אז איך לתגמל את חברי הצוות שלך על עבודה יפה? אז כמובן שבסיום פרויקט יש חגיגה גדולה כמו פריסה מוצלחת או מסיבת צוות, אבל מה עם השלבי ביניים? המשימות הקטנות בדרך שדרשו מאמץ משמעותי? בדרך של עדכון על פרויקט, הכרה פורמלית או הצגת הישגי ביניים בפורומים של ההנהלה או בעלי עניין אחרים, ניתן גם להביא להכרה והנעת העובד. תגמול בסיום הפרויקט יכול להתבטא בבונוס כספי חד פעמי, קידום או הגדלת תחומי האחריות וההטבות שמקבל העובד. ישנם מנהלים רבים שתמגמלים את העובדים בסיום הפרויקט או באופן קבוצתי – את כל חברי הצוות, או באופן פרטני – על פי תרומתו ועמידתו של העובד במשימות. תכניות התמרוץ והתגמול בארגון מעבירות לעובדים מסר של הכרה וחשיבות כוחם למאמץ הכללי. העובדים מקבלים מסר שככל שהארגון יתקדם ויצליח, כך גם הם ויתוגמלו בהתאם. בעזרת שימוש נכון וחכם בתכניות תגמול, ניתן לרתום את העובדים, ליצור מחויבות גבוהה לארגון ולראות בהצלחתם הצלחת הארגון. חשוב מאוד להבין כי עובד שמתוגמל היטב הוא עובד מרוצה. לאורך זמן עובד מרוצה הופך גם לעובד נאמן שמזדהה עם מקום העבודה שלו, לעובד אקטיבי ויעיל שמקדם את החברה או את הארגון להשגת המטרות הכלליות ובסופו של דבר מרגיש את המחויבות להצלחה העסקית של מקום עבודתו.
כיצד לתגמל את הצוות שלך כמנהל פרוייקטים?

תכנון הפרויקט כתנאי להצלחה

מנהלי פרויקטים רבים יצירתיים ומלאים ברעיונות לשיפור ולשדרוג זרימת העבודה. כשהם נתקלים ברעיון מיד הם ניגשים ליישם אותו ופה בדיוק מתחילה הבעיה…
אחת המשוכות שמכשילה עסקים רבים היא חתימה והתחייבות על פרויקטים לפני שביצעו תכנון אסטרטגי.
פגישת תכנון הפרויקט היא קריטית והיכולת לנהל אותה באופן יעיל היא כלי חזק מאד עבור העסק. במפגשי תכנון הפרויקט חשוב להתייחס לכל ההיבטים של הפרויקט, כולל הערכת סיכונים, הטבות כספיות, רווחים כספיים, מעורבות בעלי עניין וכמובן תכנית הפרויקט עצמו.
בפגישת תכנון פרויקט אפקטיבית חשוב לוודא שכל בעלי העניין (דירקטורים, בעלים, ספקים ,מנהלים ועובדים) מיושרים באותו הקו ומכוונים לאותן תוצאות. מחלוקות בין בעלי עניין עשויה להתפתח לסכסוך, לכן אם עולים קולות מתנגדים במהלך הפגישה חשוב לעצור ולבקש פידבק ספציפי.
מיומנויות תקשורת והקשבה הן מרכיב חיוני בפגישת תכנון. יישוב סכסוכים הוא קריטי במהלך פגישה כזו ומאפשרת מציאת פתרון שמקובל על כל הצדדים.
למעשה במצב אופטימאלי 70% מהזמן של מנהל פרויקט צריך להיות מוקדש לתכנון. להתעמק בכל פרט בתכנון הפרויקט ובכל היבט, מי לוקח אחריות ? על אילו תחומים? מה התוצרים הרצויים? האם מחלקת משאבי אנוש מודעת לפרויקט שלך? האם צריך להעסיק עובדים נוספים לצורך הפרויקט? האם מחלקות שונות צריכות להיערך לצורך הפרויקט?
האם יש לך את הכלים והמערכת המתאימה לצורך השלמת הפרויקט מתחילתו ועד סופו? במידה ומשתמשים בתכנת ניהול פרויקטים חשוב לוודא שכל המעורבים יודעים איך המערכת פועלת. כמנהל פרויקט עלייך לבדוק אם צפויות עלויות נוספות להתקנה? האם יש צורך להטמיע ולאמן את הצוות על המערכת?
חשוב לדון בפגישת התכנון ובהמשך גם בישיבות על תוכנת הניהול, איך זה יפעל ובתחום אחריותו של מי לעדכן. חשוב לציין שלא בכל עסק נדרשת תוכנה כזו. ניתן להיעזר בתוכנת ניהול פרויקטים לתזכורות חשובות כמו תאריכי אספקה, אבני דרך וכו’, כמו גם לשיתוף ולשבחים.
בעולם העסקים של היום חשוב לשמור על גמישות, במהלך כל פרויקט מופיעים מכשולים בדרך, מידע חדש מופיע בכל רגע ולכן חשוב לשמור על ראש פתוח ולהתאים את המשאבים שצורה שתתרום להצלחת הפרויקט.

5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי למנהלי פרויקטים

5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי למנהלי פרויקטים

כמנהל פרויקטים מצליח עלייך לדעת לנהל את הזמן שלך, לוודא שכל דקה מנוצלת בצורה אפקטיבית ולהמנע מבזבזני זמן
במאמר זה אציג מספר טיפים שיוכלו לעזור לך לנהל את הזמן שלך בצורה אפקטיבית.
1. צור תכנית עבודה – כשכל אחד יודע מה הוא צריך לעשות ומה המשימות שעליו להתמקד, יש פחות שאלות, תקלות והבהרות. עבורך כמנהל פרויקט זה חוסך את זמן ההתעסקות עם הבהרות ותיקונים.

2. 20 \80 – בכל פרוייקט יש 20% חשובים שמייצרים 80% מהתוצאות. כמנהל פרויקט יעיל עלייך לזהות ולהתמקד ב 20% החשובים לפרויקט.

3. בפרוייקטים של פיתוח תוכנה זה לא חיוני שמנהל הפרויקטים יהיה מעורב ברמת הקוד, את המשימות הללו השאר למפתחים. תן להם לעשות את מה שהם מתמחים בו. עלייך כמנהל פרויקט להתרכז בהובלת הפרויקט לתוצאות הרצויות ולהצלחת הפרויקט.

4. ניהול פרויקטים הוא משרה מלאה לכשעצמה, מלאה במשימות ובאחריות, לכן אפילו אם תוריד את הרגל מהדוושה לזמן קצר, עשויות להופיע בעיות. ברגעי לחץ זה עשוי להיות מפתה לקחת על עצמך חלק מהמשימות על מנת לעמוד בדד ליין, אך עלייך לעמוד בפיתוי ולהשאיר לכל אחד את משימותיו. בזמנים כאלו עלייך לנהל את המשימות ואת הפרויקט כולו.

5. צור רשימת משימות יומיות – בעידן שלנו אימייל הוא אחד ממסיחי הדעת המרכזיים. האימייל מסיח אותנו פעמים רבות מהמשימות שאנחנו צריכים לעשות. יצירת רשימת משימות יומית משאירה אותנו מרוכזים בהשגת המטרות. רפרוף בסוף היום על הרשימה מאפשרת לך לראות אם עמדת במילוי המשימות ויוצרת תחושת הישג ומניעה אותנו קדימה.

לסיכום ניהול זמן היא מיומנות חיונית בניהול פרויקטים, תשאל את עצמך בכל יום מה עשית על מנת לקדם את הפרויקט שלך?
תכנן את היום הבא שלך וכיצד תוודא שהפרויקט ממשיך במסלול הנכון. תכנן את הזמן שלך ונהל את המשאבים שלך בצורה חכמה ואפקטיבית
עם ניהול זמן נכון הצלחת הפרויקט תהיה פשוטה יותר.

איך להתחיל קריירה כמנהל פרויקטים?

איך להתחיל קריירה כמנהל פרויקטים?

תחום ניהול פרויקטים הינו תחום מבוקש שאנשים רבים מבקשים להיכנס אליו. מסתבר שזה לא כל כך פשוט. אנשים רבים רוצים לעבוד כמנהלי פרויקטים, אך נתקלים בקושי למצוא משרה בגלל חוסר הניסיון שלהם בתחום. הפרדוקס הוא שנדרשת לפחות הזדמנות אחת כדי לצבור ניסיון, ללא הזדמנות זו הם לא יוכלו לעולם לצבור ניסיון בתחום.
במאמר הזה אנסה להסביר כיצד לפרוץ את המחסום ולהיכנס לתחום בכמה צעדים.
1. השתלמות והסמכה – ישנם מגוון קורסים והשתלמויות בתחום. המעסיקים מתייחסים אלייך כיותר רציני אם השקעת זמן וכסף על מנת להתמקצע.

2. מצא עבודה שקשורה בניהול פרויקטים – כך תוכל ללמוד על המקצוע, להכיר את התחום, ליצור קשרים עם מנהלי פרויקטים.

3. נסה לקרוא את המפה ולאתר מה חסר בארגון שלך ונסה ליזום פרויקטים שתוכל לסייע או אף להוביל.

4. התנדבות – ערוץ נוסף לצבירת ניסיון הוא הערוץ ההתנדבותי. ניהול פרויקט בהתנדבות יכול לאפשר לך ללמוד את כל העקרונות והכלים הדרושים להצלחת פרויקט ועם הניסיון הזה תוכל לצאת לשוק העבודה.

5. סטאג’ – יאפשר לך הזדמנות להתנסות על מספר פרויקטים, לטעות, ללמוד ולרכוש ניסיון.

6. פיתוח מיומנויות של תקשורת בינאישית – בניית צוות, ניהול משא ומתן, הנעת עובדים, תכנון לטווח ארוך, הגדרה וניהול תקציב, הגדרת סמכויות, אסרטיביות, פתרון בעיות ועוד.
התחל כבר מעכשיו להתאמן במקום העבודה הנוכחי שלך.

ישנן דרכים שונות ויצירתיות על מנת לרכוש ידע וניסיון בתחום שדורשים תכנון והסתכלות לטווח ארוך. התמדה היא פרמטר חשוב להצלחה בתחום, לכן עלייך לנסות ולא לוותר עד השגת המטרה. לעיתים בהתחלת הדרך תדרשו להתגמש ולהיות יצירתיים, אך רק בדרך הזו באמת תוכלו להצליח.
שיהיה בהצלחה!!

טיפים שיניעו את הפרויקט שלך קדימה

טיפים שיניעו את הפרויקט שלך קדימה

כל ניהול פרויקט הוא תהליך מורכב שבו צריך לקחת בחשבון, גורמים פנימיים וחיצוניים שעלולים לגרום לפרויקט לסטות. במאמר זה אציג 6 טיפים לניהול פרויקטים וטיפים שיבטיחו שהפרויקט שלך ינוע קדימה בצורה חלקה:

עצה 1: תכנון תכנית הפרויקט
לפני שתתחיל את הפרויקט, חשוב להבין את האינטרסים ואת הציפיות של כל בעלי העניין. עליך לוודא כי היקף הפרויקט מזוהה באופן ברור, כולל תפקידים ואחריות של חברי צוות הפרויקט השונים. ולוודא כי המטרות מוגדרות בבירור. כמו כן, עליך לקבוע קריטריונים להצלחה הניתנים למדידה ולמעקב, כולל ביצוע משימות, עמידה בלוח הזמנים, השגת יעדי תקציב, אישור פונקציונליות המוצר משביע רצון ללקוח, והבטחת עמידה בתקנות הממשלה ו / או התעשייה.

טיפ 2: זיהוי דרישות הפרויקט והצוות
ברגע שיש את תכנית הפרויקט, אתה יכול להתחיל ליישם אותו על ידי הרכבת צוות הפרויקט. כמנהל פרויקטים, יהיה עליך להתאים את המיומנויות, הכישורים האישיים עם צרכי הפרויקט. הגדרות תפקיד ברורות והגדרת משימות אישיות חשובות מאד לתהליך.

עצה 3: היה קפטן
תפקיד מפתח בניהול פרויקטים הוא מנהל הפרויקט, שמשמש גם כמאמן ומורה לכל חברי הצוות. כמנהיג הפרויקט, אתה למעשה הקפטן של הספינה וככזה אתה צריך לבדוק את מצב המים, להיות ערני לשינויים ולסערות. קח את הגה הספינה בידיך והובל את הצוות שלך להצלחה.

עצה 4: הגדרת זמני בקרה והערכה
לכל פרויקט יש מחזור חיים של ארבעה שלבים עיקריים: ייזום, תכנון, ביצוע וסגירה. בסוף כל שלב חשוב לבצע הערכה על מנת לבדוק כל תוצר ואיכותו. תהליך הרכה ובקרה יוכל לאותת לך בשלב מוקדם על בעיה.

עצה 5: תקשורת פתוחה
כמנהל הפרויקט עליך ליצור התקשורת פתוחה, עקבית, כנה וברורה בצוות. הקפד לשמור על קשר עם כל בעלי העניין המרכזיים וחברי הצוות במהלך תהליך הפרויקט. ודא כי לכל אחד יש את המידע הדרוש כדי לקבל החלטות ולהמשיך עם הפרויקט.

עצה 6: תיעוד
חשוב להפקיד על תיעוד ורישום לאורך כל התהליך. תהיה מוכן עם התיעוד המתאים לבעלי העניין ולכל בלת”ם שיופיע.