054-979-7478 info@team.do
תכנון הפרויקט כתנאי להצלחה

תכנון הפרויקט כתנאי להצלחה

מנהלי פרויקטים רבים יצירתיים ומלאים ברעיונות לשיפור ולשדרוג זרימת העבודה. כשהם נתקלים ברעיון מיד הם ניגשים ליישם אותו ופה בדיוק מתחילה הבעיה…
אחת המשוכות שמכשילה עסקים רבים היא חתימה והתחייבות על פרויקטים לפני שביצעו תכנון אסטרטגי.
פגישת תכנון הפרויקט היא קריטית והיכולת לנהל אותה באופן יעיל היא כלי חזק מאד עבור העסק. במפגשי תכנון הפרויקט חשוב להתייחס לכל ההיבטים של הפרויקט, כולל הערכת סיכונים, הטבות כספיות, רווחים כספיים, מעורבות בעלי עניין וכמובן תכנית הפרויקט עצמו.
בפגישת תכנון פרויקט אפקטיבית חשוב לוודא שכל בעלי העניין (דירקטורים, בעלים, ספקים ,מנהלים ועובדים) מיושרים באותו הקו ומכוונים לאותן תוצאות. מחלוקות בין בעלי עניין עשויה להתפתח לסכסוך, לכן אם עולים קולות מתנגדים במהלך הפגישה חשוב לעצור ולבקש פידבק ספציפי.
מיומנויות תקשורת והקשבה הן מרכיב חיוני בפגישת תכנון. יישוב סכסוכים הוא קריטי במהלך פגישה כזו ומאפשרת מציאת פתרון שמקובל על כל הצדדים.
למעשה במצב אופטימאלי 70% מהזמן של מנהל פרויקט צריך להיות מוקדש לתכנון. להתעמק בכל פרט בתכנון הפרויקט ובכל היבט, מי לוקח אחריות ? על אילו תחומים? מה התוצרים הרצויים? האם מחלקת משאבי אנוש מודעת לפרויקט שלך? האם צריך להעסיק עובדים נוספים לצורך הפרויקט? האם מחלקות שונות צריכות להיערך לצורך הפרויקט?
האם יש לך את הכלים והמערכת המתאימה לצורך השלמת הפרויקט מתחילתו ועד סופו? במידה ומשתמשים בתכנת ניהול פרויקטים חשוב לוודא שכל המעורבים יודעים איך המערכת פועלת. כמנהל פרויקט עלייך לבדוק אם צפויות עלויות נוספות להתקנה? האם יש צורך להטמיע ולאמן את הצוות על המערכת?
חשוב לדון בפגישת התכנון ובהמשך גם בישיבות על תוכנת הניהול, איך זה יפעל ובתחום אחריותו של מי לעדכן. חשוב לציין שלא בכל עסק נדרשת תוכנה כזו. ניתן להיעזר בתוכנת ניהול פרויקטים לתזכורות חשובות כמו תאריכי אספקה, אבני דרך וכו’, כמו גם לשיתוף ולשבחים.
בעולם העסקים של היום חשוב לשמור על גמישות, במהלך כל פרויקט מופיעים מכשולים בדרך, מידע חדש מופיע בכל רגע ולכן חשוב לשמור על ראש פתוח ולהתאים את המשאבים שצורה שתתרום להצלחת הפרויקט.

כיצד להשתמש בתרשים גאנט על מנת לשתף פעולה עם הצוות שלך

כיצד להשתמש בתרשים גאנט על מנת לשתף פעולה עם הצוות שלך

ניהול פרויקטים על ידי כלים מקווננים יכול לשפר את היעילות ואת שיתוף הפעולה בצוות. לאחר שהזמנת את הצוות שלך להצטרף לכלי מקוונן לניהול פרויקטים, ניתן לשפר משימות על ידי תאום שיחת צוות ובניית  הפרויקט באופן ישיר על הגאנט או על ידי שיבוץ מראש של המשימות בגאנט, כך שיוכל לשמש את הצוות במהלך השיחה. ניתן בכל רגע נתון לערוך, לשנות ולהגדיר מחדש את המשימות על הגאנט.

ישנם 5 פעולות שניתן לעשות בעזרת הגאנט,  שיוכלו לסייע לשתף פעולה בצורה פשוטה ויעילה עם הצוות :

1 . הקצאת חברי צוות לכל משימה –ניתן לשבץ בצורה יעילה חברי צוות למשימות  על פי זמינותם. כשאדם משובץ למשימה שמו מופיע מעל המשימה בגאנט וכך ניתן בכל רגע נתון לראות מי זמין למשימה חדשה ובהתאם לזה לשבץ.

  1. התאמה אישית של הגאנט לצרכי הפרויקט והצוות – על ידי סימון והדגשה בצבעים שונים על הגאנט, ניתן לראות בצורה ויזואלית, נגישה ופשוטה מי אחראי לכל משימה או איזה צוותים אחראים על קבוצת משימות. כך ניתן גם לעקוב אחרי קצב ההתקדמות של הפרוייקט.
  2. הוספת קבצים ,קישורים והערות – ניתן לצרף לגאנט תמונות, קטעי וידאו, קישורים והערות ,כך שכל המידע הרלוונטי לפרויקט מרוכז בצורה נוחה ונגישה במקום אחד.
  3. קבלת התראות במייל – לאחר כל עדכון משימה בגאנט או במערכת , תשלח התראת עדכון מיד לכל אחד מחברי הצוות.
  4. עדכון שוטף על הפרוייקט – ניתן להתעדכן בכל רגע נתון, במה שהתחדש בגאנט. המידע זמין ונגיש בדף הפעילות של כל אחד מחברי הצוות . בצורה זו ניתן לראות על אלו משימות הצוות עובד, איזה משימות בוצעו ואלו עדיין לא טופלו ומתי עודכנה כל משימה. כמו כן ניתן בצורה קלה ופשוטה להתחבר לגרפים מקווננים בגאנט.

שימוש נכון בגאנט יכול לאפשר ניהול יעיל, עמידה בלו”ז, תאום ושיתוף פעולה בצוות. בצורה זמינה, נוחה וקלה ניתן לנהל פרוייקטים ולנהל צוותי עובדים בכל זמן מכל מקום.

רוצה לדעת איך אנחנו ב team.do נעזרים בתכנון הפרויקט באמצעות הגאנט .

כיצד להשתמש בתרשים גאנט על מנת לשתף פעולה עם הצוות שלך

איך לנהל פרויקט באמצעות תרשים גאנט?

המבוצעות במקביל, ולעתים תלויות זו בזו. ניהול של עובדים, המחולקים לצוותים שונים והגדרת המשאבים הנדרשים לפרויקט מראש יהוו תנאי בסיסי להצלחתו. אך כיצד נגדיר הצלחה בהקשר זה? פרויקט מצליח הוא פרויקט שכל המשימות הכלולות בו הסתיימו במסגרת הזמן המוקצב מראש, תוך שימוש במשאבים המוגדרים.

איך התחיל תרשים גאנט?

על מנת להקל על תהליך ניהול הפרויקט, כבר בתחילת המאה העשרים, מהנדס ויועץ בתחום הניהול בשם הנרי גאנט, ניסה לבנות מודל לנהל מספר משימות המחולקות לאורך זמן בין מספר עובדים או צוותים. הוא שדרג מודל דומה מתחילת המאה ה-19 ויצר טבלה המכילה את המשימות השונות, חלוקה לצוותים וכן מערכת צבעים שנועדה להציג תמונת מצב ברורה של סטטוס כל משימה במהלך ביצוע הפרויקט.

אם הנכם מעוניינים לנסות ולנהל את הפרויקט הבא באמצעות תרשים גאנט, נגדיר בקצרה את שלבי בניית תרשים זה:

  1. הגדירו את המשימות הבסיסיות הנדרשות לביצוע הפרויקט.

רשמו בצורה ברורה את המשימות השונות, כאשר ליד כל אחת מהן נסו להגדיר את התאריך המוקדם ביותר שניתן לבצעה, וכן הערכה של משך ביצועה (בימים, שעות או חודשים). פירוק כל משימה לתתי חלקים יסייע בבניית תרשים מפורט לניהול יעיל ומושכל של הפרויקט.

  1. נסו לזהות את הקשרים בין המשימות השונות

בשלב זה חשוב להבין האם יש משימה אחת התלויה בסיומה של משימה אחרת. נסו למצוא את הקשרים בין המשימות על מנת לתזמן אותן בצורה המתאימה. משימות שאינן קשורות או תלויות זו בזו, יוכלו להתבצע במקביל על ידי עובדים או צוותים שונים. במשימות המנוהלות בטבלת גאנט ניתן להגדיר שלושה סוגי קשרים: משימה שלא ניתן להתחיל ללא סיום משימה אחרת, משימה שניתן להתחיל במהלך ביצוע משימה אחרת ומשימה שאינה יכולה להסתיים לפני שהסתיימה משימה נוספת.

  1. הזינו את השלבים השונים בתוכנה

 תוכלו להשתמש בתוכנה ייעודית לבניית תרשים גאנט, או לבנות תרשים בסיסי באמצעות אקסל. היתרון של תוכנות ייעודיות הוא בקלות ניהול המשימות, הוספת משימות נוספות וניהול השינוי של סטטוס כל משימה בלחיצת כפתור.

  1. המשיכו ועדכנו את הטבלה לאורך הפרויקט

מרבית הפרויקטים משתנים לאורך הזמן. משימות מסוימות אורכות זמן ארוך מהרגיל, או שנדרשים משאבים רבים יותר לסיומן (הן כספיים והן אנושיים). המשיכו ועדכנו את הטבלה, לרבות סטטוס הפרויקט ונסו לזהות צווארי בקבוק המעכבים את הפרויקט במשימות התלויות זו בזו.

לסיכום, תרשים גאנט, שהחל שנים רבות לפני שהמחשב הביתי נכנס לשימוש, עדיין מהווה חלק בלתי נפרד מניהול פרויקטים רבים. נסו מודל זה בפרויקט הבא שתנהלו – וגלו את היתרונות הרבים הגלומים בו.

 

כיצד להשתמש בתרשים גאנט על מנת לשתף פעולה עם הצוות שלך

5 סיבות להשתמש בתוכנה לניהול גאנט

רוצים לנהל את הפרויקט הנוכחי במבט על? אתם חייבים לנסות את תרשימי הגאנט. תוכנות ייעודיות הבונות תרשים זה מסייעות לניהול פרויקטים יותר ממאה שנים. אז מה היתרונות של תוכנה לניהול גאנט?

1. כל שלבי הפרויקט פרושים לפנינו בצורה גרפית

דמיינו שבמקום באמצעות רצף מספרים משמימים באקסל הייתם יכולים לנהל את הפרויקט בצורה גרפית. על ידי שימוש בתרשימים המציינים את אורכו של כל שלב בפרויקט, ועם לוח הזמנים הממחיש בצורה ויזואלית אלו פרויקטים יבוצעו במקביל ומה הקשר בין שלבי הפרויקט. תרשימי גאנט סייעו לניהול פרויקטים עוד הרבה לפני שהתחלנו להשתמש במחשב בצורה שוטפת וכעת באמצעות תוכנה ייעודית, קל יותר ליצור תרשימים אלה.

2. ניהול סטטוס השלבים פרויקט באמצעות צבעים

כאשר מתכננים את הפרויקט מראש, קל לבנות מספר גדול של תרשימים ולשחק עם אפשרויות האפיון. אך מה קורה כאשר הפרויקט נמצא בשלב העבודה. כיצד תדעו אילו חלקים הסתיימו ומה עוד נשאר לעשות? תרשים גאנט של פרויקט בפעולה מדגיש אילו שלבים הסתיימו בפרויקט, אלו עדיין לא נבנו כמו שצריך, ואפילו אלו שלבים לא הושלמו בדד ליין הקיים ודורשים עבודה נוספת. מעולם לא היה קל יותר להסביר לבוס ולצוות מה עוד נשאר לעשות.

3. שיטה אחת שמתאימה לכל תעשיה

פרויקט בנייה או תוכנה? אין זה משנה באיזו תעשייה אתם פועלים, שיטת תרשימי הגאנט יעילה בכולם. כאשר משתמשים בתוכנה ייעודית ובונים את שלבי הפרויקט מראש, קל לנהל את הפרויקט עד סיומו בהצלחה. לא בכדי 45% מהחברות המשתמשות בתוכנות ניהול בארה”ב הכוללות תרשימי גאנט משתמשות בהן בשלב כלשהו לפחות בפרויקט.

4. החדרת מוטיבציה לצוותים לעמוד ביעדים

לתרשימי הגאנט תפקיד נוסף. כאשר הם משותפים עם כלל החברה, כל צוות יכול לראות בבירור כיצד הוא משתלב בפרויקט ועד כמה הוא קרוב לסיומו. התחרותיות הופכת את העמידה בדד ליין לעבודת צוות, על מנת להוסיף עוד צבע לטבלה (בהחלט ממריץ יותר מתאריך יעד לקוני).

5. מה המשימה הבאה?

תרשים גאנט מאפשר לכל חבר בצוות לדעת מה המשימות הבאות בפרויקט. כך, שאם אחד מחברי הצוות סיים משימה מסוימת הוא אינו צריך לפנות למנהל הפרויקט על מנת להמשיך הלאה, אלא יכול להמשיך למשימה הבאה שיועדה עבורו.

לסיכום, תוכנה המסייעת לבנות תרשימי גאנט מייעלת תהליכים בניהול פרויקט, ומומלצת בחום למנהלי פרויקטים וצוותים העובדים במשותף על פרויקט מורכב.