058-432-2117 info@team.do
נתיבים של מנהל פרויקט להגיע לבעלי העניין בפרויקט

נתיבים של מנהל פרויקט להגיע לבעלי העניין בפרויקט

ישנם נתיבים רבים ושונים שאתה כמנהל הפרויקט יכול לבחור כיצד להעביר את המסר שלך לאדם הנכון. הדרך להתקרב לבעלי העניין עשויה להיות חשובה בדיוק כמו המסר עצמו. עליך לתכנן ולקבוע אסטרטגיה ואת השיטות שלך מראש כיצד להגיע לאדם הרלוונטי. הדרך שבה תגיע אליו עשויה לקדם או לעכב את המטרה. חשוב שתבחר את הנתיב שלך בזהירות כדי להעביר את המסר שלך בדרך הנכונה. הנה כמה רעיונות על איך להתחיל לגבש את הנתיב שלך להתקרב לבעלי העניין בפרויקט שלך : 1. נתיב של ההתנגדות – דיווח על בסיס קבוע לבעל העניין הקרוב ביותר. מנהל הפרויקט אינו מגדיל ראש ויוצא מגדרו כדי להעביר מסר לבעלי עניין שהם מעבר לתחום ההשפעה או מחוץ לשרשרת הניהול הרגילה. דרך נפוצה ליצור את נתיב ההתנגדות היא להעביר מידע על הפרויקט לממונה הישיר שלך או לבעל עניין מרכזי ולתת להם להעביר את המסר לשאר בעלי העניין בפרויקט. 2. נתיב רובה הציד – נתיב נוסף לבעלי העניין הוא הגישה של רובה ציד, כלומר להעביר מסר לאדם אחד או לקבוצה קטנה של בעלי עניין בצורת יריה, בין אם מקשיבים ובין אם לא. שידור המסר בקול רם, תוך ניסיון להגיע למקסימום בעלי עניין. בגישת הרובה העברת המסר לבעלי העניין מתבצעת כל הזמן ובכל דרך, במעלית , במסדרון, במיילים ואפילו תוך כדי פגישות אחרות. העברת המסר נעשית בקול רם ככל האפשר ובחשיפה מקסימלית. 3. נתיב הדרך הגבוהה- לפי שיטה זו המטרה היא לוודא שכל בעלי העניין יודעים על פגישות ומסרים חשובים סביב הפרויקט. אם בעלי העניין מעורבים עמוקות בפרויקט, קל יותר להגיע אליהם ולשמור על מחויבותם לפרויקט. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא ללטש ולהעביר את המסר שלו בבהירות, להסביר במה בעלי העניין יוכלו לסייע לפרויקט. אמנם יש דרכים שונות להעביר מסרים לבעלי העניין בפרויקט, כמנהל הפרויקט אתה חייב לזהות ולאתר את הדרך הטובה ביותר להגיע אליהם. לא משנה באיזה נתיב תבחר להגיע לבעלי העניין, ודא שיש לך תוכנית ואסטרטגיה כיצד להגיע ולהעביר את המסר, אחרת אתה עשוי ללכת לאיבוד.
5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי למנהלי פרויקטים

5 טיפים לניהול זמן אפקטיבי למנהלי פרויקטים

כמנהל פרויקטים מצליח עלייך לדעת לנהל את הזמן שלך, לוודא שכל דקה מנוצלת בצורה אפקטיבית ולהמנע מבזבזני זמן
במאמר זה אציג מספר טיפים שיוכלו לעזור לך לנהל את הזמן שלך בצורה אפקטיבית.
1. צור תכנית עבודה – כשכל אחד יודע מה הוא צריך לעשות ומה המשימות שעליו להתמקד, יש פחות שאלות, תקלות והבהרות. עבורך כמנהל פרויקט זה חוסך את זמן ההתעסקות עם הבהרות ותיקונים.

2. 20 \80 – בכל פרוייקט יש 20% חשובים שמייצרים 80% מהתוצאות. כמנהל פרויקט יעיל עלייך לזהות ולהתמקד ב 20% החשובים לפרויקט.

3. בפרוייקטים של פיתוח תוכנה זה לא חיוני שמנהל הפרויקטים יהיה מעורב ברמת הקוד, את המשימות הללו השאר למפתחים. תן להם לעשות את מה שהם מתמחים בו. עלייך כמנהל פרויקט להתרכז בהובלת הפרויקט לתוצאות הרצויות ולהצלחת הפרויקט.

4. ניהול פרויקטים הוא משרה מלאה לכשעצמה, מלאה במשימות ובאחריות, לכן אפילו אם תוריד את הרגל מהדוושה לזמן קצר, עשויות להופיע בעיות. ברגעי לחץ זה עשוי להיות מפתה לקחת על עצמך חלק מהמשימות על מנת לעמוד בדד ליין, אך עלייך לעמוד בפיתוי ולהשאיר לכל אחד את משימותיו. בזמנים כאלו עלייך לנהל את המשימות ואת הפרויקט כולו.

5. צור רשימת משימות יומיות – בעידן שלנו אימייל הוא אחד ממסיחי הדעת המרכזיים. האימייל מסיח אותנו פעמים רבות מהמשימות שאנחנו צריכים לעשות. יצירת רשימת משימות יומית משאירה אותנו מרוכזים בהשגת המטרות. רפרוף בסוף היום על הרשימה מאפשרת לך לראות אם עמדת במילוי המשימות ויוצרת תחושת הישג ומניעה אותנו קדימה.

לסיכום ניהול זמן היא מיומנות חיונית בניהול פרויקטים, תשאל את עצמך בכל יום מה עשית על מנת לקדם את הפרויקט שלך?
תכנן את היום הבא שלך וכיצד תוודא שהפרויקט ממשיך במסלול הנכון. תכנן את הזמן שלך ונהל את המשאבים שלך בצורה חכמה ואפקטיבית
עם ניהול זמן נכון הצלחת הפרויקט תהיה פשוטה יותר.

כיצד ניהול פרויקטים יוצר יציבות בתוך עולם עסקי משתנה?

כיצד ניהול פרויקטים יוצר יציבות בתוך עולם עסקי משתנה?

הקמת עסק הוא מסע ארוך שמתחיל בשלב התכנון, ממשיך ביישום ובמקרה הטוב, ממשיך בשלב הצמיחה. ניהול עסק מרגיש לעיתים כמו נסיעה ברכבת הרים, בעיקר במציאות העסקית המשתנה והדינמית של העולם כיום. מצב זה בולט מאד בעסקים קטנים ובינוניים (SMB).
לצורך ההמחשה ניקח חברה שקיימת שני עשורים, יציבה יחסית, בעלת לקוחות קבועים וצפי הכנסות קבוע. בשלושת השנים האחרונות נוצר אתגר של אי ודאות כלכלית כתוצאה מחוסר אמון בניהול הממשלתי, פערים בין דוריים והבדלים בתפיסות ובפרספקטיבות.
שינויים טכנולוגיים מהירים ותהליכי אוטומציה. חברות רבות לא צפו את השינויים והמגמות החדשות, מצאו את עצמן מופתעות ולא מוכנות מול השינויים שהפכו למציאות. האתגר הפנימי הגדול ביותר היה הבנת השינויים הנדרשים. מחברה קטנה ידידותית, בלתי פורמלית עם ניהול אקראי וקבלת החלטות מקרית, היה עליה להפוך לחברה יעילה ומאורגנת יותר.
חברות רבות טועות בהבנת הצורך, הן משקיעות בכלים חדשים ובעיצובים חדשים על מנת להגביר את האפקטיביות, אך לא עושים תכנון מוקדם, התאמה לקהל היעד ושינוי בהתנהלות החברה. שינויים אלו הביאו ליעילות חלקית בלבד.
מחלקות הייצור והמכירות הן מחלקות אסטרטגיות בניהול העסק. תהליכים של רישום, לוגיסטיקה ואיכות הציוד, הם מרכיבים שמשפיעים על חווית הלקוח.
עולה צורך בשינוי שיטת הניהול, מניהול אימפולסיבי, מניהול משברים ומתן פתרונות אקראיים לניהול יוזם ומתוכנן יותר. לפי דרך הזן :”אם אתה נכשל לתכנן, אתה מתכנן להיכשל”
על מנת ליצור את השינוי ישנם שני מרכיבים חשובים :
1. שיח ארגוני וניהולי על מנת לשפר את התיאום, הרישום ושיתוף הפעולה.

2. שימוש בכלי אוטומציה על מנת להגדיל את הסנכרון, לשפר את תהליכי הרישום והתיעוד והגדלת התיאום בן המחלקות ובוזמנית הקטנת התקורה הניהולית.

הצעד הראשון ביצירת השינוי הוא בדיקה מחדש של חזון החברה, על מנת לוודא שהוא רלוונטי, מובן, מניע לפעולה ובר השגה.
הצעד הבא הוא זיהוי המטרות העיקריות שיתמכו ויובילו להשגת החזון. פריטת המטרות לפי טווח הזמן :
1. מטרות לטווח קצר – פעולות יומיומיות שניתן שניתן לבצע עליהן מדידה ובקרה.

2. זיהוי המשימות האישיות של כל עובד – המשימות שכל אחד מהעובדים מקבל צריך לייצר בסופו של דבר מחויבות ושיתוף פעולה מצד העובד.

אחרי תהליך שינוי משמעותי כפי שתיארתי נמצא חברה יעילה יותר, פחות בזבזנית, מספקת מידע זמין ונגיש, שימוש מופחת בדואר האלקטרוני ותיאום רב יותר בין המחלקות. החברה תהפוך להיות פרואקטיבית, ערנית למגמות ויוזמת בהתאם. תהליך שינוי כזה אורך קרוב לשנה אך משתלם לטווח הרחוק

5 האתגרים של מנהל הפרויקטים

5 האתגרים של מנהל הפרויקטים

הרבה מאתנו מצאו את עצמם מובילים פרויקט ללא הכשרה פורמלית בניהול פרויקטים, אך הדרך להצלחה הייתה מלאת פיתולים ומהמורות.
למרות הצמיחה מאמנים ומנהלי פרויקטים מוסמכים ממקומות מקצועיים, את רוב הפרויקטים מובילים מומחים טכנולוגיים שיודעים לחבר את הצוות לעבוד יחד ולגרום לקסם לקרות.
מנהלי פרויקטים מנוסים מחייכים כלפי חוץ בזמן שהם מריצים את ההספד של הפרויקט בראשם. כן הדרך להצלחה סלעית ומלאת מהמורות. במאמר זה אפרוש אתגרים ואציע רעיונות ומשאבים לפתרון.
5 האתגרים הגדולים
1. אני רוצה שאת\ה תוביל\י את הפרויקט – הרגש הראשון שעולה הוא התרגשות מההזדמנות, זוהי הצבעת אמון בך וביכולות שלך והזדמנות נהדרת להראות למנהלים את יכולותיך. אך לצד ההתרגשות עולה גם פחד או מתח שקשור במשימות הקשורות בפרויקט וביצירת ההצלחה. הצעדים הראשונים ביצירת תשתית הפרויקט כמו היקף העבודה, מיפוי צרכים, הבנת הקשיים והאתגרים והתחלת עבודה נכונה עם הצוות, הם קריטיים להצלחת הפרויקט כולו.
2. עובדים לחוצים או שחוקים – פעמים רבות אתה עשוי לגלות שהיחיד שמתלהב מהפרויקט זה אתה!! ייתכן שחברי הצוות שלך הועברו מפרויקטים שונים, חלקם אינם מרוצים מהשינוי או מהציוות ואתה כמנהל פרויקט תצטרך להתחרות על מוחם וליבם ולנווט איתם במהלך הפרויקט.

3. נותני חסות – הברית הגדולה ביותר שלך היא עם נותן חסות (ספונסר), במידה ויש. אם אין לך כדאי שתשיג אחד. חשוב להגדיר עם נותן החסות תפקידים, יכולות כלכליות, פרוטוקול תקשורתי ותזהה מהם הצעדים שנותן החסות יכול לעשות על מנת לשרוד את החודש הראשון.

4. קפיצה מהירה מדי למים – גם אם הצוות שלך ירצה במחצית פגישת הצוות הראשונה להתחיל לגשת למשימות, עלייך לנווט ולדאוג שהדברים מאורגנים וברורים לכולם. חלק גדול מהצלחת פרויקט הוא תכנון, הגדרות ברורות וצוות מחויב.

5. כישורייך כדיפלומט ייבחנו בצורה מדוקדקת – כל אחד יכול להיות תומך שלך או יריב שלך. זה תחום שיש בו כוח ופוליטיקה ולכן עליך לשחק את המשחק. הטריק הוא ללמוד לשחק מבלי לוותר על העקרונות שלך.

אלו רק חלק מהאתגרים שעומדים בפני מנהל פרויקטים. חשוב להכיר ולהבין אותם ולהתחיל להניע את הפרויקט בצורה נכונה ומתוכננת. עם כל האתגרים שהצגתי חשוב לשמור על ההתלהבות ועל המיקוד בדרך להצלחה.

כיצד ניהול פרויקטים יוצר יציבות בתוך עולם עסקי משתנה?

5 טעויות נפוצות של מנהלי פרויקטים

גם הטובים ביותר יכולים לטעות במצבים של עומס גדול, שינויים והתפתחויות מורכבות. ככל שהעומס גדול יותר כך הסיכוי לטעויות עולה. גם מנהלי פרויקטים ומנהלי IT  מנוסים מוצאים את עצמם מול פרויקט שלוקח יותר זמן מהמתוכנן או עולה יותר ממה שתוכנן בתקציב.

אמנם כל פרויקט שונה ובעל דרישות ייחודיות, אך ניתן לאמר שבפרויקטים גדולים, מורכבים, בעלי דרישות משתנות ותקלות לא צפויות, גם מנהל פרויקט טוב עשוי לעשות טעויות.

אציג לפניכם את 5 הטעויות השכיחות כפי שדיווחו מנהלי פרויקטים רבים :

  1. חוסר שיתוף במידע -– במצב שהצוות לא מעורב בפרטי הפרויקט ומטרותיו , תרד המחויבות והאחריות האישית של העובד ושיתוף הפעולה בצוות ירד. יש חשיבות גדולה למפגשים של כל הצוות, הצגת המטרות, המשימות והגדרות התפקיד.

 

כמו כן  מומלץ להזמין את כל בעלי העניין למפגש שעוסק במטרות הפרויקט ויישומו. במפגש זה חשוב לעשות תאום ציפיות, לייצר חלוקה מובנת של תפקידים, לייצר תלות הדדית בין חברי הצוות ולהגביר את תחושת האחריות האישית והקבוצתית.

 

  1. לגשת לפרויקט לפני מיפוי ופירוק המשימות – כל פרויקט גדול מכיל בתוכו משימות שנגזרות מהם תתי משימות שנגזרות מהם עוד תתי משימות וכך הלאה. ברגע שיש הבנה מעמיקה של הפרויקט וחלוקת המשימות למשימות קטנות ברות ביצוע, קל יותר לנהל אנשים שיודעים בבירור מהי המשימה שלהם וממוקדים בה.

 

הקצאת והתאמת המשימות לכל עובד בהתאם ליכולותיו, מביאה לתפוקות גבוהות יותר. פרויקט גדול ומורכב נראה לעיתים בלתי אפשרי לעובד, אך על ידי ניהול נכון וחלוקת משימות קטנות לעובדים המתאימים כל פרויקט גדול וגדול ככל שיהיה, הינו אפשרי.

 

  1. תיעדוף לא נכון – בחברות רבות בהן נדרש שירות פנימי ושירות חיצוני בוזמנית נוצר עומס, שמביא לתיעדוף לקוי. כמנהל פרויקטים טוב עליך לתת לחברי הצוות לתעדף את המשימות שלהם כשסדרי העדיפות והתנאים משתנים.

 

  1. מיקוד במשימות ולא באנשים – ניהול פרויקטים הוא קודם כל ניהול אנשים. מיומנויות התקשורת והיכולת ליצור מחויבות ומוטיבציה אצל העובדים הינה מרכיב חשוב. מנהלי פרויקטים רבים שוכחים את זה ומתמקדים בכמות, באיכות, בעלויות, בזמנים ובמשתנים אחרים שאינם ההון האנושי.

 

מנהל פרויקטים צריך לשמור על תקשורת שוטפת עם חברי הצוות ועם בעלי עניין נוספים כמו : ספונסרים, קולגות, מנהלים, ספקים ובעלי עניין אחרים. מנהל פרויקט טוב צריך לוודא שכולם חולקים את אותו חזון לפרויקט וחשים מחויבים.

 

  1. להימנע משימוש בכלי ניהול פרויקטים – כיום ישנם כלים שונים ומגוונים לניהול פרויקטים כמו לדוגמא אסנה (Asana ) או טרלו (Trello), שמציגים ויזואלית את מצב הפרויקט, וניתן לעקוב אחרי בעיות, הזדמנויות, עיכובים ושינויים. כלים אלו מאפשרים תיעוד, בקרה, פיקוח ובסופו של דבר ניהול טוב יותר של הפרויקט.
10 דרכים שבהן מערכת לניהול פרויקטים יכולה לעזור בניהול עסקים

10 דרכים שבהן מערכת לניהול פרויקטים יכולה לעזור בניהול עסקים

לפניך רשימה של עשר דרכים שבהן מערכת לניהול פרויקטים תעזור לך בניהול העסק.

1. תכנון יעיל – מערכת לניהול פרויקטים מספקת לך פלטפורמה ברורה ויעילה לתכנון שיטתי של המשימות, לתכנון היעדים ולוחות הזמנים, וכן לחלוקת האחריות והתפקידים בפרויקט. הודות לכך, ביכולתך לתכנן מראש את הפרויקטים העתידיים ברמות דיוק גבוהות, תוך עמידה בלוחות הזמנים.

2. שמירה על התקציב – אין צורך להכביר מילים על חשיבותו של תקצוב נכון ועל עמידה בתכנון תקציבי. מערכת לניהול פרויקטים יוצרת פלטפורמה נוחה לבניית התקציב הדרוש ישירות מקובצי הפרויקט, וכן ניטור ובקרה תקציבית, כך שבכל רגע ביכולתך לבדוק את הביצוע מול התכנון.

3. תמונת מצב עדכנית – מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת לחברי ההנהלה ולמחזיקי המניות לקבל תמונת מצב עדכנית ומלאה של התקדמות הפרויקטים בעסק בקלות, בפשטות ובשקיפות מלאה.

4. הערכת פרויקטים – מערכת לניהול פרויקטים מאפשרת הערכה עדכנית של מצב ההתקדמות של הפרויקטים השונים בעסק של קצב ההתקדמות.
5. בחירה ותיעדוף של הפרויקט הנכון – מערכת לניהול פרויקטים מספקת כלים להערכת ההשקעה מול הרווח הצפוי מכל פרויקט, ובכך משפרת את יכולת ההערכה והבחירה של הפרויקט המתאים לעסק.

6. הבנה מעמיקה של המשאבים העומדים לרשותך – עסק המתחייב ליותר ממה שהוא יכול לספק שם לעצמו מקלות בגלגלים, ומייצר לקוחות מאוכזבים. מערכת לניהול פרויקטים מאפשרת לך לנבא את יכולת הייצור שלך באמצעות הערכה נכונה של המשאבים העומדים לרשותך.

7. שימוש מיטבי במשאבים העומדים לרשותך – מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת למנהלי הפרויקטים לנצל את המשאבים העומדים לרשות העסק בצורה הטובה ביותר, תוך תכנון נכון ומציאת פתרונות בזמן אמת, על פי המשאבים הזמינים.

8. שיתופי פעולה – כאשר העבודה מתבצעת במספר צוותים, מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת ומעודדת שיתופי פעולה פוריים.

9. מזעור סיכונים – מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת לך לקבל תמונת מצב עדכנית של כל פרויקט בכל זמן, וכך להימנע מטעויות, לעצור פרויקטים הנמצאים בסיכון גבוה מדי ולפעול בזמן אמת לסיכול תקלות.

10. שיפור תזרים המזומנים – מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת חיובים אוטומטיים, תמחור מדויק ובקרה תקציבית למניעת טעויות ולהבטחת תזרים מזומנים חיובי.