על ידי רפאל | פבר 26, 2018 | מתודולוגיות ניהול פרוייקטים, ניהול משימות, ניהול עסקים
הרבה מאתנו מצאו את עצמם מובילים פרויקט ללא הכשרה פורמלית בניהול פרויקטים, אך הדרך להצלחה הייתה מלאת פיתולים ומהמורות.
למרות הצמיחה מאמנים ומנהלי פרויקטים מוסמכים ממקומות מקצועיים, את רוב הפרויקטים מובילים מומחים טכנולוגיים שיודעים לחבר את הצוות לעבוד יחד ולגרום לקסם לקרות.
מנהלי פרויקטים מנוסים מחייכים כלפי חוץ בזמן שהם מריצים את ההספד של הפרויקט בראשם. כן הדרך להצלחה סלעית ומלאת מהמורות. במאמר זה אפרוש אתגרים ואציע רעיונות ומשאבים לפתרון.
5 האתגרים הגדולים
1. אני רוצה שאת\ה תוביל\י את הפרויקט – הרגש הראשון שעולה הוא התרגשות מההזדמנות, זוהי הצבעת אמון בך וביכולות שלך והזדמנות נהדרת להראות למנהלים את יכולותיך. אך לצד ההתרגשות עולה גם פחד או מתח שקשור במשימות הקשורות בפרויקט וביצירת ההצלחה. הצעדים הראשונים ביצירת תשתית הפרויקט כמו היקף העבודה, מיפוי צרכים, הבנת הקשיים והאתגרים והתחלת עבודה נכונה עם הצוות, הם קריטיים להצלחת הפרויקט כולו.
2. עובדים לחוצים או שחוקים – פעמים רבות אתה עשוי לגלות שהיחיד שמתלהב מהפרויקט זה אתה!! ייתכן שחברי הצוות שלך הועברו מפרויקטים שונים, חלקם אינם מרוצים מהשינוי או מהציוות ואתה כמנהל פרויקט תצטרך להתחרות על מוחם וליבם ולנווט איתם במהלך הפרויקט.
3. נותני חסות – הברית הגדולה ביותר שלך היא עם נותן חסות (ספונסר), במידה ויש. אם אין לך כדאי שתשיג אחד. חשוב להגדיר עם נותן החסות תפקידים, יכולות כלכליות, פרוטוקול תקשורתי ותזהה מהם הצעדים שנותן החסות יכול לעשות על מנת לשרוד את החודש הראשון.
4. קפיצה מהירה מדי למים – גם אם הצוות שלך ירצה במחצית פגישת הצוות הראשונה להתחיל לגשת למשימות, עלייך לנווט ולדאוג שהדברים מאורגנים וברורים לכולם. חלק גדול מהצלחת פרויקט הוא תכנון, הגדרות ברורות וצוות מחויב.
5. כישורייך כדיפלומט ייבחנו בצורה מדוקדקת – כל אחד יכול להיות תומך שלך או יריב שלך. זה תחום שיש בו כוח ופוליטיקה ולכן עליך לשחק את המשחק. הטריק הוא ללמוד לשחק מבלי לוותר על העקרונות שלך.
אלו רק חלק מהאתגרים שעומדים בפני מנהל פרויקטים. חשוב להכיר ולהבין אותם ולהתחיל להניע את הפרויקט בצורה נכונה ומתוכננת. עם כל האתגרים שהצגתי חשוב לשמור על ההתלהבות ועל המיקוד בדרך להצלחה.
על ידי רפאל | פבר 20, 2018 | מאמרים, מתודולוגיות ניהול פרוייקטים, ניהול משימות
תחום ניהול פרויקטים שם דגש רב על יצירת ערך עסקי תוך התבססות על תחזיות ויעילות, לעומתו תחום פיתוח תוכנה הוא תחום של ניסוי וטעייה, שכרוך בתרגול ,בלמידה ובפיתוח דברים שלא עובדים על מנת לגלות את הדברים שעובדים.
במאמר זה אעסוק בשימוש בכלים מעולם ניהול הפרויקטים לעבודת פיתוח התוכנה. האם כלים אלו יעילים או מעכבים עבור צוותי פיתוח התוכנה?
תחום ניהול פרויקטים מתאפיין במיקוד רב על אומדנים, זמנים, ניהול משימות תוך התעלמות מדברים חשובים כמו : יצירת ערך, שביעות רצון של המשתמשים, למידה ודינמיקה קבוצתית, מיפוי פערי ידע, ניתוח תובנות עסקיות וחדשנות.
לכן פעמים רבות כשמנסים להכניס תהליך של פיתוח תוכנה לתבנית של ניהול פרויקטים, עשויים בדרך להרוג את המוצר. ההתמקדות בניהול עצמו, בעלויות ובעמידה בלוחות הזמנים הופכים למוקד תשומת הלב ולא מאפשרים את תהליך ההתקדמות שכולל בתוכו למידה וטעייה.
כל תהליך של פיתוח התוכנה דורש סיכונים, ניסויים ולמידה ולכן אינו יכול להתנהל תוך חיזוי ואומדנים של לוחות זמנים. הלמידה הינו תהליך לא לינארי שכולל נסיגות וכישלונות כמו גם התקדמות והצלחות , לכן לא ניתן לחזות זמנים.
כמנהל פרויקט אתה שם דגש על יעילות, אופטימיזציה ,מזעור העלויות ועמידה בלוחות זמנים. מנהל פרויקטים טוב יודע לנקות את הדרך קדימה, הוא דואג ולוקח אחריות על הצוות שלו, מוודא שהחזון והראייה העסקית משותפת ומובנת לכל חברי הצוות ובעיקר לא מלחיץ ובודק כל רגע דו”ח סטטוס.
בצוות שפועל בשיטת קנבן (Kanban), לא קיים פרויקט, העבודה המשמעותית מתקיימת ברצף וקיימת פונקציה שמתעדפת ושומרת את האצבע על הדופק כדי לעמוד בדרישות הלקוחות. בצוות מסוג זה לא מתבזבז זמן על תכנונים ארוכי טווח, גאנטים ותרשימי עבודה תוך ניסיון לחזות תוצאות. הבעיה אינה בכלים אגב, אלא בניסיון לחזות באמצעותם נתונים ותוצאות.
הלקוח בסופו של דבר רוכש מוצר ולא פרויקט ולכן הדגש צריך להיות על המוצר והערך שהוא מעניק ללקוח. על מנת להוציא מוצר משמעותי ללקוח, הצוות צריך להיות ממוקד בלמידה, הסתכלות לטווח הארוך, יצירת קשר והכרות עם לקוחות, מעורבות במצב המכירות, למידה וריענון, בניית קשרים עסקיים ומיקוד על מתן ערך עסקי נוסף למוצר.
שינוי מתרבות ארגונית מבוססת פרויקט לתרבות ארגונית מבוססת מוצר אינה קלה עבור הארגון, אך בטווח הארוך משתלמת הן ברמת התוצרים והן בהקטנת העלויות. חדשנות ולמידה אינם עולים בקנה אחד עם יכולת החיזוי זמנים מדויקת, לכן בתחום פיתוח התוכנה כלים רבים שמטרתם לחזות ולייעל עשויים להזיק ולא להועיל.
על ידי רפאל | פבר 19, 2018 | מאמרים, מתודולוגיות ניהול פרוייקטים, ניהול משימות
דור המילניום פורס תשתית חדשה לדרך שבה עסקים יתנהלו בעתיד ותחום ניהול הפרויקטים אינו יוצא דופן ומושפע גם הוא.
אמנם תחום ניהול הפרויקטים אינו חדש, היבטים שונים נבחנו, נבדקו ואומתו, יחד עם זאת דור המילניום מביא איתו פרספקטיבות חדשות, התקדמות טכנולוגית ונותן מיקוד נוסף על משתנים חברתיים, אקולוגיים וכלכליים. לכן יידרשו שינויים בדרכי העבודה, הניהול והטכנולוגיה.
אלכס שוטמן, מנכ”ל Workfront , ספקית פתרונות ניהול פרויקטים ועבודה מבוססת ענן, טוען שהחברה מורכבת ממהגרים ומקומיים שקיימים ביניהם הבדלים רבים, שיבואו לידי ביטוי גם במקום העבודה.
ההסתכלות של המקומיים הדיגיטליים על סביבת העבודה, לפי שוטמן, היא כמקום שוויוני ולא היררכי, הם מעדיפים עבודה מהבית בשעות גמישות עם אפשרות לעבוד בסוף שבוע מבית קפה. הם מעדיפים ריבוי משימות, החלפת משימות ולמידה בזמן אמת ובמינימום הנדרש. מאפיין נוסף הוא תקשורת בוזמנית בערוצי מדיה שונים עם מאות אנשים.
לפי אריק ברגמן, סגן נשיא בחברת Changepoint עד שנת 2020 דור המילניום יהיה כ- 50% מכוח העבודה העולמי. עד שנת 2030 הם יהוו 75% מכוח העבודה. ארגונים יבינו שההישרדות שלהם תלויה באימוץ השינויים הדיגיטליים ובמקביל יתמקדו באופן נרחב יותר בעובדים שלהם ובצרכיהם על מנת להתמודד עם נטישה, ירידה בתפוקה, באיכות ובשירות.
מריאן קראן, מנהלת משאבי אנוש בחברת Changepoint טוענת שדור המילניום עובד אחרת וגם הציפיות שלו מהעבודה שונות ולכן חברות צריכות להיערך ולעדכן באופן שוטף תהליכים יומיומיים.
עובדי דור המילניום שומרים על איזון בין עבודה וחיים פרטיים, אך זה לא מונע מהם בשעות לחץ קריטיות לתת שעות נוספות ולענות למיילים מעבר לשעות העבודה.
מאפיין נוסף של עובדי דור המילניום הוא זריזות ויעילות צד יכולת הסתגלות והתאמה לשינויים.
מה יידרש מארגונים על מנת להתאים את עצמם לדור המילניום?
• ארגונים יידרשו לפתיחות ולרתימת העובדים מתוך ראיית הפוטנציאל והתרומה של כל עובד.
• מנהלי פרויקטים יידרשו לתמוך בתוכנות דיגיטליות מודרניות, לתת עדכונים בזמן אמת, לנהל סיעור מוחות משותף ולהשתמש בשילוב של קול, וידאו ומשתנים שונים.
• צוותי עבודה יידרשו לסיעור מוחות על מנת למנף את התובנות השונות כדי להביא לשיפור התוצאות באופן מתמיד.
• ארגונים שישכילו לשלב עובדים מדור המילניום עם עובדים מהדור הקודם יוכלו להרוויח משתי האיכויות השונות ולהביא פתרון בר קיימא ויציב שאינו מסתמך רק על סוג אחד של עובדים.
על ידי רפאל | ינו 31, 2018 | מאמרים, מתודולוגיות ניהול פרוייקטים, ניהול משימות
התחום של אינטליגנציה מלאכותית נגזר מתחום מדעי המחשב ומהותו יצירת מכונות בעלות יכולת לפעול באופן דומה לאופן בו היה פועל האדם בסיטואציה דומה.
הדעות בנוגע לאינטליגנציה מלאכותית חלוקות, חלק מהאנשים רואים בזה פריצת דרך לעתיד בעוד אחרים חוששים מההשפעה העתידית על החברה, התרבות ושוק התעסוקה. אם בעבר אינטליגנציה מלאכותית (AI) הייתה חלק מסרט בדיוני, כיום זה הופך למציאות…
מתוך ממצאי המחקר של אטלסיאן (Atlassian) שנערך לאחרונה, 87% מהנשאלים צפו שהתפקיד שלהם עשוי להשתנות ב – 3 השנים הקרובות. כמו כן הם אמרו שחלק מעבודתם תוכל להתבצע על ידי אינטליגנציה מלאכותית. לגבי התחושה בנוגע לשינוי 86% חשו נרגשים ובוזמנית גם 87% חשו סקפטיים וחשדניים כלפי השינוי, כלומר היו תחושות מעורבות.
ניהול פרויקטים באינטליגנציה מלאכותית בפועל, זוהי מערכת שיכולה לבצע ניהול יומיומי ואדמיניסטרטיבי של הפרויקט ללא צורך באדם. המערכת יכולה לבצע פעולות אוטומטיות פשוטות, אך גם יכולה לבצע פעולות מורכבות, יצירת תובנות ומסקנות, יצירה ועדכון המלצות ואף קבלת החלטות.
ברמת השירות, המערכת מסוגלת לספק רמת שירות מעולה שעולה על מגוון הבוטים הקיימים בשוק. בסופו של דבר, השימוש במערכת חוסכת בזמן ומביאה לשיפור בתוצאות.
ניתן לדבר על שלושה שלבים של שינוי :
בשלב הראשון השילוב של האינטליגנציה המלאכותית בתחום ניהול הפרויקטים תתמקד בסיוע בגזרה צרה יחסית, של הפרויקט או של הצוות .
עם כל הטכנולוגיה, כיום ניהול פרויקטים משולב עם אינטליגנציה מלאכותית עדיין מסתמך על אנשים לצורך הזנת נתונים, עדכון מועדים וביצוע שינויים והתאמות. לכן נדרשת עוד התפתחות בתחום כדי שתהיה השתלבות רחבה יותר.
בשלב השני הרחבת ההבנה והידע של המכונות על הפרויקט ועל הצוותים, תאפשר שיפור באיכות, בביצועים, בלמידה ויצירת שינויים. ככל שיהיה ידע רב יותר ונתונים מדויקים ומפורטים על הפרויקט, יהיה אפשרי להפיק תחזיות אמינות, מותאמות וקלות להבנה עבור הצוות.
בשלב השלישי –מילוי פערי ידע הוא אתגר גדול שמורכב הן מאיכות הידע והן מהתאמה מושלמת של הנתונים. הקושי של נתונים חסרים, ידע חלקי, נתונים בחוסר סדר ובחוסר התאמה למיקום שהם אמורים להיות, הוא האתגר של מערכת האינטליגנציה המלאכותית.
גם כמות המידע הוא אתגר, אך כיום קיימים פתרונות טכנולוגיים חדשים שנותנים לכך מענה. למעשה מערכת האינטליגנציה המלאכותית יכולה להתמודד עם נושא מיפוי והשלמת פערי ידע על ידי מילוי חסרים על סמך הנחות, שיפור איכות והתאמת הנתונים, הבנה רחבה של הפרויקט והאתגרים שלו ומתן ייעוץ ותובנות.
האינטליגנציה המלאכותית ללא ספק תשפיע באופן משמעותי על תחום ניהול הפרויקטים, על ביצועי הצוות בפרט תוצאות הפרויקט בכלל.
על ידי רפאל | נוב 19, 2017 | מאמרים, מתודולוגיות ניהול פרוייקטים
מתודולוגיות ניהול פרויקטים רבות עוסקות בתכנון ובביצוע פעולות על מנת לעמוד ביעדי הפרויקט. מטרת המתודולוגיות הללו למדוד שלושה פרמטרים :
כל פרויקט צריך לעמוד ביעדים שיועדו לפרויקט, במסגרת התקציב שהוקצב לו, ברמת הגימור והאיכות הנדרשת ובסופו של דבר לשמור על רמת שביעות גבוהה אצל הלקוחות.
ישנם מספר כלים נפוצים איסוף מידע לצורך הערכת משכים: פרט (PERT), הנתיב הקריטי, תוכנות ניהול מיזמים וכלים נוספים.
ה PERT הוא כלי תכנוני שנוצר כבר בשנות החמישים בחיל הים האמריקאי כדי לזרז את תוכנית טילי הפולאריס ולסייע בניהול יצירת כלי נשק לפרויקטים צבאיים.
ה PERT הם ראשי תיבות של “Program Evaluation and Review Technique”. זהו למעשה כלי לתיכנון ,בקרת פעולות וניהול היצור כלי זה מאפשר לחשב את כמות הזמן שיידרש כדי לסיים את הפרויקט באופן ריאלי.
ב- PERT ישנה גמישות שמאפשרת שלוש הערכות זמן שונות עבור הפרויקט: הערכת הזמן האופטימית ביותר, הפסימית והסבירה ביותר, על מנת לבצע אומדן משך של פעילות.
עוד מידע על Program Evaluation and Review Technique
יתרונות ה-PERT :
- מסייע בניהול זמן
- מאפשר לחשב בצורה יעילה ומסודרת את ההשפעה על ניהול עלויות
- גמישות ואפשרות לקבל מספר הערכות
- תיאום לוח-זמנים בין חברי הצוות
- מסייעת במניעת חפיפות או חוסרים יקרים
איך משתמשים בכלי ?
כל פרויקט מורכב ממאורעות ומפעולות, כאשר מאורע הוא נקודה על ציר הזמן, מועד מסוים שעד אליו מסתיימות פעולות וממנו ניתן להתחיל בביצוע פעולות חדשות. רצף הפעולות יביא לסיום הפרויקט. באמצעות תרשים ה-PERT אנחנו יכולים לבחון מהי ההשפעה של עיכוב בביצוע הפעולות על משך ביצוע הפרויקט כולו ועד כמה ניתן לדחות ביצוע פעולות. התרשים הוא כלי מפתח משמעותי, בו ניתן לראות את הרצף והיחסים בין חלקי העבודה השונים. בבניית התרשים כל פעולה מצוינת בחץ.
בעת בניית החץ חשוב להבין מה בא לפני כל פעולה, מה בא אחריה ואילו משימות אחרות ניתנות לביצוע באותו הזמן במקביל.
לאחר שמציירים את רשת ה-PERT אנחנו מחפשים את הנתיב הקריטי – משך הזמן המינימלי הנדרש לביצוע הפרויקט.
מכיוון שכל הפעולות בפרויקט חייבות להתבצע, הנתיב הקריטי מורכב מרצף הפעולות הארוך ביותר המוביל מתחילת הפרויקט אל סיומו.
ברגע שברור מהו הנתיב הקריטי ניתן להעריך את משך הזמן הכולל הדרוש לפרויקט, ניתן לאתר צווארי בקבוק וניתן לזרז לוחות זמנים על ידי תגבור כח אדם או ציוד או בשיטה אחרת.
בשימוש נבון, טכניקת PERT. יכולה לסייע לך בקיצוץ עלויות, להראות לך את החלופות ולסייע בתיאום וסינכרון בצוות, ובסופו של דבר עמידה בזמנים וסיום הפרויקט במועד.
דוגמא לתרשים PERT
על ידי רפאל | ספט 25, 2017 | מאמרים, מתודולוגיות ניהול פרוייקטים
מתודולוגית סקראם (בלעז Scrum) משנה במידה רבה את המודל המסורתי של פיתוח מוצרים סופיים, בדומה לתהליך שעברה מתודוגית הבסיס ממנו נובעת הסקראם – האג’יל. בבסיס הנחת העבודה של ארגונים הפועלים בשיטה זו, נמצאת ההבנה שהתקבלה לאורך השנים, כי צוותי פיתוח קטנים ויעילים יותר, הכוללים בתוכם מפתחים ובודקי תוכנה, מגיעים למוצר עובד במהירות רבה יותר מאשר צוות גדול ומסורבל מעט, המקדיש זמן רב לתכנון מפורט ולישיבות לסנכרון על חשבון עבודה על המוצר עצמו.
מקצרים את לוחות הזמנים לחלקים קטנים בפרויקט
חלק מהותי ממתודולוגיה זו הוא הוכחת היכולת של המוצר ועבודה על חלקים גמורים עבור הלקוח. בעוד בגישה המסורתית הלקוח נתפש כגורם ה”מעכב” את העבודה, במתודולוגיה הנוכחית הוא משמש כתמריץ. הצוותים עובדים במהירות על כמות קטנה יותר של משימות, אותן אפשר להדגים כחלק עובד במוצר. ישיבות העבודה הן קצרות ויומיומיות – ושינויים שיש לבצע מתבצעים במהירות על יחידת העבודה הקיימת.
מתמקדים במה שהלקוח רוצה לקבל בסופו של יום
בעבודה על מוצר במתודולוגית סקראם נראה הרבה פחות מצגות, תכניות ומסמכי אפיון מפורטים, ויותר גרסאות המוצגות ללקוח. בסופו של יום, הלקוח מעוניין במוצר הסופי, ולכן השלבים השונים בדרך ליצורו הם אלה שיקרבו את הפרויקט לסיומו המוצלח. הצוות או הצוותים השונים מפתחים את החלקים הרלוונטיים לכל שלב בפרויקט, ומשנים אותם בצורה אקטיבית בהתאם לדרישות הלקוח – בפרקי זמן קצרים.
יתרונות מתודולוגית סקראם
למרות שמדובר במתודולוגיה חדשה יחסית, היא הוכחה כאפקטיבית יותר בלא מעט פרויקטים עד היום. צוותים קטנים יותר מצליחים לעבוד ביעילות גבוהה, ולהציג תוצאות ממשיות. בניגוד לגרסאות של הפרויקט בהן נדרש זמן רב לפתח, ולאחר מכן מתבצעים בהן שינויים על פי בקשת הלקוח – בגרסאות קצרות קל יותר לשנות את המוצר. כמו כן, העובדה כי מדובר בצוות קטן יותר מגבירה את המחויבות לפרויקט, ומאפשר לצוות לתקשר ולהסתנכרן במהירות ולהקדיש את מרבית הזמן לפיתוח עצמו.
איך מיישמים את המתולוגיה בארגונים שונים
יישום המתולוגיה מתבצע על ידי חלוקת הפרויקט ליחידות קטנות, וקביעת צוותים יעודים הכוללים את כל הנדרש פיתוח ולבדיקת יחידות אלה. לאחר מכן מוגדרים תאריכי יעד קצרי טווח, ולאחר ביצוע כל חלק בפרויקט הצוות עובר לחלק הבא על בסיס הפידבק שהתקבל מהלקוח.
תגובות אחרונות