5 יתרונות לניהול פרויקטים באמצעות גאנט

עומדים לנהל פרויקט מורכב, המשלב מגוון רחב של משימות ומבוצע על ידי מספר עובדים במקביל? זה הזמן לנסות את אחת השיטות הקלאסיות בניהול פרויקטים – תרשימי גאנט. תרשימים אלה מציגים בצורה ויזואלית כל שלב בפרויקט לרבות תאריך יעד. כל שלב מיוצג באמצעות מלבן הממחיש את אורכו של הפרויקט, מיקומי ביחס לשלבים אחרים, איזה צוות או עובד אחראי על ביצועו וצבעו משתנה בהתאם לסטטוס הביצוע.

אילו יתרונות יש לניהול פרויקט באמצעות תרשים גאנט?

1. מבט על – לראות את הפרויקט ממעוף הציפור

כיום, מרבית תרשימי הגאנט משותפים בין העובדים והצוותים, על מנת לאפשר לצוותים השונים מבט על, על הפרויקט. להבין את השלבים השונים הנדרשים, וכן האם סיומו של שלב אחד מאפשר להתחיל שלב אחר, או האם ניתן לבצע מספר חלקים במקביל מבלי שיהיו תלויים זה בזה.

2. כמה הספקנו עד עתה?

תרשימי גאנט מאפשרים לבחון בצורה מדויקת את שיעור המשימות שבוצעו בפרויקט, ומה נותר לבצע. ניתן לראות את העמידה בתאריכי היעד של כל חלק, ובמידת הצורך גם לבצע שינויים בתאריכים המתוכננים על בסיס מה שקורה בשטח, או להרחיב את כמות העובדים שהוקדשו לכל משימה על מנת לעמוד ביעדים ובתאריכי היעד שתוכננו מראש.

3. כולם יכולים להבין את הקשר בין המשימות המבוצעות

כאשר עובדים בצוות, יש חשיבות גבוהה להבנת הקשרים בין המשימות השונות בפרויקט. במקרים רבים, כאשר עובד או חטיבה מודעים לתלות של חברי צוות אחרים בחלק שלהם בפרויקט, הם יבצעו אותו במהירות גבוהה יותר על מנת שלא להוות “צוואר הבקבוק” ביצור או הפיתוח. תרשימים אלה מסייעים בהמחשת הקשר בין החטיבות השונות בכל חלק בפרויקט בצורה ויזואלית שאינה משתמעת לשני פנים.

4. שימוש מושכל במשאבים בשלב התכנון והביצוע

תרשימי גאנט מאפשרים לבצע תכנון נכון של המשאבים הנדרשים לכל חלק בפרויקט, לאור הבנת חשיבותם של הקשרים בין חלקים אלה. הן בשלב התכנון, והן בשלב בו מתבצע הפרויקט ניתן לשנות את הפרסונל העובד על כל חלק, בהתאם להספק של כל חטיבה או עובד.

5. מבט עתידי – כדור הבדולח של הפרויקט

הבנת קצב התקדמות הפרויקט כעת, מאפשרת תכנון עתידי נכון של המשכו. ניתן לראות האם יש גורמים המעכבים את הפרויקט או לחילופים חלקים המבוצעים במהירות גבוהה, ומאפשרים הקדשת משאבים לסיום מהיר יותר של הפרויקט.