יתרונות וחסרונות של מערכת לניהול פרויקטים מול מערכת לניהול משימות

חלוקה למשימות או ראיית הפרויקט במבט על? כאשר בוחרים מה הדרך הקלה לניהול יעיל של יום עבודה אפשר לבחור לבחון את הנושא באמצעות רשימת משימות או לראות את הפרויקט במבט על, ולשנות את רשימת המשימות לאורך הדרך בזמן ביצוען (כמו למשל בניהול אג’ילי). אספנו בקצרה את רשימה החסרונות והיתרונות של ניהול פרויקטים מול מערכת ניהול משימות.

יתרונות מערכת לניהול פרויקטים

• הכל תחת קורת גג אחת – כל שלבי הפרויקט, לרבות הצוותים השונים ולוחות הזמנים מנוהלות במקום אחד, כולל אפשרות לתקשורת בין העובדים והצוותים השונים. עם זאת, לא כל תוכנה מותאמת במיוחד לצרכי הארגון שלכם. מומלץ בחום לנסות מספר תוכנות בגרסאות ניסיון למצוא את הנכונה.
• לראות את התמונה הגדולה – כאשר מתכננים פרויקט באמצעות תוכנה ייעודית לניהול פרויקט, ניתן לראות את כל היקף הפרויקט ברמה של 360 מעלות, ולא ברמה היומיומית של משימות המבוצעות על ידי כל אחד מהעובדים.
• לראות משמעו להאמין – תוכנות רבות נותנות אפשרות לראות את הסטטוס של כל חלק בפרויקט בזמן אמת, בצורה ויזואלית וברורה על מנת לסייע בהבנה איזה חלקים בוצעו ומה עוד נותר לבצע.
• “מנקים שולחן” – תוכנות ניהול פרויקטים מאפשרות להיפרד לשלום מעשרות קבצי אקסל, דפי מימו ומחברות כתובות בכתב צפוף. כעת, הכל מנוהל במקום אחד.
• כניסה מכל מקום – תוכנות ניהול פרויקטים רבות נמצאות בענן ומאפשרות התחברות מכל מקום, גם מהמשרד, מהבית, מהחופשה בקאריביים או מפגישה עסקית – ולדעת בכל עת מה הסטטוס הנוכחי של הפרויקט.

חסרונות מערכת לניהול פרויקטים

• עקומת למידה – לתוכנה מורכבת קיימת עקומת למידה מסוימת שעשויה לדרוש משאבים חשובים של זמן, משאב יקר במיוחד במהלך פרויקט לחוץ.
• עלות כספית – עלותן של תוכנות אלה לרב גבוהה יותר ממערכות פשוטות (ולעתים חינמיות) לניהול משימות.
• לעתים התוכנה “מנפחת” את הפרויקט ­– התוכנה עשויה לגרום לפרויקט להראות גדול יותר מכפי שהוא באמת. כמו כן, לעתים הזמן המושקע בהזנת כל חלקי הפרויקט לתוכנה הוא זמן בו מנהל הפרויקט יכול להתחיל ולהעביר משימות נקודתיות לצוותים השונים.

 לסיכום, למערכת ניהול פרויקטים יתרונות רבים, בהשוואה למערכת ניהול משימות, אך עם זאת יש לקחת בחשבון גם מספר חסרונות ולנסות להתאים את המערכת לצרכי הארגון.