054-979-7478 info@team.do
איך לנהל צוות מרחוק בימי הקורונה

איך לנהל צוות מרחוק בימי הקורונה

משבר הקורונה מציב אתגרים חדשים לכל עסק.

צוותים שהיו רגילים לעבוד באותו מרחב עבודה מגלים שהם צריכים לנהל את אותה עבודה מרחוק בצורה מבוזרת כאשר כל עובד נמצא במיקום אחר.

עבודה מהבית מזמנת אתגרים חדשים, כיצד נוכל לשמור על הצוות מסונכרן ומפוקס על אותה מטרה ?

כיצד נוכל לשמור על תקשורת טובה בצוות ?

להלן מספר נקודות שיעזרו לנו לנהל את הפרויקטים והצוות מרחוק:

  1. הגדרת מטרות ויעדים ברורים ברמת הצוות וברמת כל עובד.
  2. מעקב אחר ביצוע הפעולות שהעובדים מבצעים בשוטף.
  3. קבלת תמונה כללית, המציגה את המצב הנוכחי של הצוות באופן ברור .
  4. בחירת הכלים הנכונים לניהול הצוות ושיפור התקשורת.
  5. מחוייבות – יצירת מחוייבות בתוך הצוות להשגת מטרות משותפות.
  6. רגישות לאנשים, כל אדם נמצא במצב נפשי שונה בזמן משבר לכן יש לשמור על רגישות וסבלנות בין אנשי הצוות.
  7. צור תהליכי העבודה האפקטיביים כך שהעבודה תזרום בין אנשי הצוות
  8. מתן הנחיות ברורות הימנעות מהצפה במידע, מה הדבר המרכזי להתמקד בו ? מה הציפיות בכל יום.
  9. תן אמון בצוות שלך, אנשים ישלימו את המשימות אם המטרה ברורה להם
  10. שמירה על תקשורת טובה ומשמעותית בין אנשי הצוות.
  11. חפש את הצווארי בקבוק וגלה איפה יש אי בהירות בנוגע למשימות.
  12. שיחות אחד על אחד:
    חשוב להקפיד על שיחות אחד על אחד עם כל אנשי הצוות כל שבוע או שבועיים כדי לזהות קשיים אישיים בהקדם.
  1. למד לנהל את ישיבות מרחוק
    הקפד על אג’נדה ברורה והצג אותה בתחילת הישיבה.
    שים לב שכל המשתתפים מקבלים הזדמנות לדבר.
    הקפד על שיחות וידיאו במידת האפשר.
    .
  2. כלים טכנולוגים, קיימים מספר כלים טכנולוגיים היאפשר לך לנהל את הצוות מרחוק בקלות:
  • זום – מאפשרת שיחות וידיאו בקלות עם מספר רב של משתתפים, טוב לשיחות בתוך הצוות ועם אנשים חיצוניים.
  • Microsoft Teams – מאפשר שיחות מאובטחות עם אני הצוות בקלות תוך שיתוף מסך וחיבור קל ל Outlook.
  • Team.Do – ניהול פרויקטים פשוט ויעיל עם משימות גאנט ואנשי קשר במקום אחד.

 

מקווים שמאמר עזר לכם.

 

אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר להשלמת התהליך עבור העסק שלך.

 

מעקב כניסה לבית העסק בימי קורונה

מעקב כניסה לבית העסק בימי קורונה

בימים אלו המשק חוזר לפעילות לאחר משבר הקורונה.

כל עסק המעוניין לחזור לפעילות מחוייב לעמוד בתקנות של תו סגול למסחר.

במסגרת התו הסגול כל עסק המקבל לקוחות חייב לעמוד ברגולציה המתאימה (“עסק המקבל לקוחות“).

בכתבה הבאה מפורטות הדרישות לקבלת “תו סגול”, הכוללות רישום ותיעוד פרטי הלקוחות הנכנסים  אל בית העסק.

בעזרת Team.Do ניתן בקלות לבצע את התיעוד הנדרש ובעזרת השדות הדינאמיים של Team.Do  ניתן הגדיר את השדות שאנחנו רוצים למלא עבור כל לקוח:

בכל שלב ניתן לקבל את רשימת הלקוחות בייצוא לקובץ אקסל.

 

Team.Do זמינה בדפדפן וכאפליקציה לנייד – כל שצריך הוא חיבור לאינטרנט.

 

אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר להשלמת התהליך עבור העסק שלך.

נתיבים של מנהל פרויקט להגיע לבעלי העניין בפרויקט

נתיבים של מנהל פרויקט להגיע לבעלי העניין בפרויקט

ישנם נתיבים רבים ושונים שאתה כמנהל הפרויקט יכול לבחור כיצד להעביר את המסר שלך לאדם הנכון. הדרך להתקרב לבעלי העניין עשויה להיות חשובה בדיוק כמו המסר עצמו. עליך לתכנן ולקבוע אסטרטגיה ואת השיטות שלך מראש כיצד להגיע לאדם הרלוונטי. הדרך שבה תגיע אליו עשויה לקדם או לעכב את המטרה. חשוב שתבחר את הנתיב שלך בזהירות כדי להעביר את המסר שלך בדרך הנכונה. הנה כמה רעיונות על איך להתחיל לגבש את הנתיב שלך להתקרב לבעלי העניין בפרויקט שלך : 1. נתיב של ההתנגדות – דיווח על בסיס קבוע לבעל העניין הקרוב ביותר. מנהל הפרויקט אינו מגדיל ראש ויוצא מגדרו כדי להעביר מסר לבעלי עניין שהם מעבר לתחום ההשפעה או מחוץ לשרשרת הניהול הרגילה. דרך נפוצה ליצור את נתיב ההתנגדות היא להעביר מידע על הפרויקט לממונה הישיר שלך או לבעל עניין מרכזי ולתת להם להעביר את המסר לשאר בעלי העניין בפרויקט. 2. נתיב רובה הציד – נתיב נוסף לבעלי העניין הוא הגישה של רובה ציד, כלומר להעביר מסר לאדם אחד או לקבוצה קטנה של בעלי עניין בצורת יריה, בין אם מקשיבים ובין אם לא. שידור המסר בקול רם, תוך ניסיון להגיע למקסימום בעלי עניין. בגישת הרובה העברת המסר לבעלי העניין מתבצעת כל הזמן ובכל דרך, במעלית , במסדרון, במיילים ואפילו תוך כדי פגישות אחרות. העברת המסר נעשית בקול רם ככל האפשר ובחשיפה מקסימלית. 3. נתיב הדרך הגבוהה- לפי שיטה זו המטרה היא לוודא שכל בעלי העניין יודעים על פגישות ומסרים חשובים סביב הפרויקט. אם בעלי העניין מעורבים עמוקות בפרויקט, קל יותר להגיע אליהם ולשמור על מחויבותם לפרויקט. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא ללטש ולהעביר את המסר שלו בבהירות, להסביר במה בעלי העניין יוכלו לסייע לפרויקט. אמנם יש דרכים שונות להעביר מסרים לבעלי העניין בפרויקט, כמנהל הפרויקט אתה חייב לזהות ולאתר את הדרך הטובה ביותר להגיע אליהם. לא משנה באיזה נתיב תבחר להגיע לבעלי העניין, ודא שיש לך תוכנית ואסטרטגיה כיצד להגיע ולהעביר את המסר, אחרת אתה עשוי ללכת לאיבוד.
מעקב כניסה לבית העסק בימי קורונה

כיצד לתגמל את הצוות שלך כמנהל פרוייקטים?

איך אתם חוגגים את ההישגים של חברי הצוות שלכם? עבור הצוות שלך בכללותו? ובאיזה שלב? במהלך הפרויקט? מתי זה נגמר? ואיזו שיטה אתה בדרך כלל משתמש כדי לזהות ולתגמל? כמנהל פרויקט יש הרבה משימות שעלייך למלא בוזמנית : הקצאת עבודה, תמיכה בחברי הצוות , לנתב מחדש, לענות על שאלות, לקבל החלטות, לעזור ,להפיל מחסומים והעברת מסרים להנהלה הבכירה כדי לדחוף דברים. ישנם מנהלי פרויקטים שחשים צורך לחלק פרסים תכופים עבור כמעט כל הישג בפרויקט כמו כרטיסים לסרט או בילוי, מסיבות פיצה או צ’ופרים אחרים. אז איך לתגמל את חברי הצוות שלך על עבודה יפה? אז כמובן שבסיום פרויקט יש חגיגה גדולה כמו פריסה מוצלחת או מסיבת צוות, אבל מה עם השלבי ביניים? המשימות הקטנות בדרך שדרשו מאמץ משמעותי? בדרך של עדכון על פרויקט, הכרה פורמלית או הצגת הישגי ביניים בפורומים של ההנהלה או בעלי עניין אחרים, ניתן גם להביא להכרה והנעת העובד. תגמול בסיום הפרויקט יכול להתבטא בבונוס כספי חד פעמי, קידום או הגדלת תחומי האחריות וההטבות שמקבל העובד. ישנם מנהלים רבים שתמגמלים את העובדים בסיום הפרויקט או באופן קבוצתי – את כל חברי הצוות, או באופן פרטני – על פי תרומתו ועמידתו של העובד במשימות. תכניות התמרוץ והתגמול בארגון מעבירות לעובדים מסר של הכרה וחשיבות כוחם למאמץ הכללי. העובדים מקבלים מסר שככל שהארגון יתקדם ויצליח, כך גם הם ויתוגמלו בהתאם. בעזרת שימוש נכון וחכם בתכניות תגמול, ניתן לרתום את העובדים, ליצור מחויבות גבוהה לארגון ולראות בהצלחתם הצלחת הארגון. חשוב מאוד להבין כי עובד שמתוגמל היטב הוא עובד מרוצה. לאורך זמן עובד מרוצה הופך גם לעובד נאמן שמזדהה עם מקום העבודה שלו, לעובד אקטיבי ויעיל שמקדם את החברה או את הארגון להשגת המטרות הכלליות ובסופו של דבר מרגיש את המחויבות להצלחה העסקית של מקום עבודתו.
מעקב כניסה לבית העסק בימי קורונה

תכנון הפרויקט כתנאי להצלחה

מנהלי פרויקטים רבים יצירתיים ומלאים ברעיונות לשיפור ולשדרוג זרימת העבודה. כשהם נתקלים ברעיון מיד הם ניגשים ליישם אותו ופה בדיוק מתחילה הבעיה…
אחת המשוכות שמכשילה עסקים רבים היא חתימה והתחייבות על פרויקטים לפני שביצעו תכנון אסטרטגי.
פגישת תכנון הפרויקט היא קריטית והיכולת לנהל אותה באופן יעיל היא כלי חזק מאד עבור העסק. במפגשי תכנון הפרויקט חשוב להתייחס לכל ההיבטים של הפרויקט, כולל הערכת סיכונים, הטבות כספיות, רווחים כספיים, מעורבות בעלי עניין וכמובן תכנית הפרויקט עצמו.
בפגישת תכנון פרויקט אפקטיבית חשוב לוודא שכל בעלי העניין (דירקטורים, בעלים, ספקים ,מנהלים ועובדים) מיושרים באותו הקו ומכוונים לאותן תוצאות. מחלוקות בין בעלי עניין עשויה להתפתח לסכסוך, לכן אם עולים קולות מתנגדים במהלך הפגישה חשוב לעצור ולבקש פידבק ספציפי.
מיומנויות תקשורת והקשבה הן מרכיב חיוני בפגישת תכנון. יישוב סכסוכים הוא קריטי במהלך פגישה כזו ומאפשרת מציאת פתרון שמקובל על כל הצדדים.
למעשה במצב אופטימאלי 70% מהזמן של מנהל פרויקט צריך להיות מוקדש לתכנון. להתעמק בכל פרט בתכנון הפרויקט ובכל היבט, מי לוקח אחריות ? על אילו תחומים? מה התוצרים הרצויים? האם מחלקת משאבי אנוש מודעת לפרויקט שלך? האם צריך להעסיק עובדים נוספים לצורך הפרויקט? האם מחלקות שונות צריכות להיערך לצורך הפרויקט?
האם יש לך את הכלים והמערכת המתאימה לצורך השלמת הפרויקט מתחילתו ועד סופו? במידה ומשתמשים בתכנת ניהול פרויקטים חשוב לוודא שכל המעורבים יודעים איך המערכת פועלת. כמנהל פרויקט עלייך לבדוק אם צפויות עלויות נוספות להתקנה? האם יש צורך להטמיע ולאמן את הצוות על המערכת?
חשוב לדון בפגישת התכנון ובהמשך גם בישיבות על תוכנת הניהול, איך זה יפעל ובתחום אחריותו של מי לעדכן. חשוב לציין שלא בכל עסק נדרשת תוכנה כזו. ניתן להיעזר בתוכנת ניהול פרויקטים לתזכורות חשובות כמו תאריכי אספקה, אבני דרך וכו’, כמו גם לשיתוף ולשבחים.
בעולם העסקים של היום חשוב לשמור על גמישות, במהלך כל פרויקט מופיעים מכשולים בדרך, מידע חדש מופיע בכל רגע ולכן חשוב לשמור על ראש פתוח ולהתאים את המשאבים שצורה שתתרום להצלחת הפרויקט.