058-432-2117 info@team.do
  English

אם נסתכל לרגע מהצד על עבודתו של מנהל פרויקטים זה נראה כמו משחק טטריס, רק שההבדל המשמעותי הוא המרכיב האנושי. העובדים הם קודם כל אנשים שרוצים שיתייחסו, יעריכו ויכבדו אותם.

התייחסות לעובד קודם כל כאדם ולא רק כמשאב הוא נקודת התחלה. האתגר בניהול צוות הוא לשמור על האיזון העדין, בין מצב שכולם עובדים על המשימות שלהם לבין מצב שכולם מוצפים משימות מעבר ליכולתם.

ישנם כלי ניהול פרויקטים שונים שעשויים לסייע, הבסיסי ביותר הוא גיליון אלקטרוני ליצירת מעקב אחר הפרויקט. כלי זה יתאים למנהל צוות קטן (על 10 אנשים) וירכז מספר פרמטרים :

  1. רשימת שמות של הפרויקטים
  2. אנשים שמעורבים בפרויקט (חברי צוות, בעלי עניין)- לכל אדם ניתנת עמודה
  3. לוח זמנים משוער
  4. זמינות העובדים

על מנת למנוע בלבול מומלץ לפתוח כרטיסיות על בסיס שבועי . בסיכום השעות השבועיות במידה ותהיה חריגה מעבר לשעות  יהפוך את המספר לאדום, כך תוכל לבדוק את הערכת השעות ולהתאימה למציאות בשטח.

בצוותים גדולים יותר (מעל 10 אנשים) יש צורך במערכת מאורגנת ותומכת יותר. אחד האתגרים בהערכת שעות של הצוות בפרויקט, הוא השוני בתפקידים ובעבודה בין העובדים. אתגר נוסף הוא הערכת הימים שבהם יחסיר העובד בשל מחלה, חופשה או עיכובים שלא תלויים בעובד כמו שינויים בפרויקט, עיכוב מצד הלקוח וכו’.

כמנהל פרויקטים עליך להיות בדיאלוג שוטף עם חברי הצוות, להתחבר אליהם ולהבין מה מניע אותם. ככל שתכיר ותגלה מהם תחומי העניין שלהם ומה החוזקה של כל אחד מחברי הצוות, תוכל לנסות לעשות התאמה מקסימלית בין העובד לפרויקט ולמשימות שהוא חזק בהן.(כמובן כל עוד זה מקדם את מטרות הארגון והפרויקט).

התחום של ניהול פרויקטים מאופיין בשינויים רבים לכן עלייך להיערך לכל שינוי. גבה את עצמך למקרה של מחלה, חופשה או היעדרות אחרת. דרוש להתעדכן על חופשה לפחות חודש מראש על מנת להיערך.

לסיכום על מנת לעשות התאמה וניהול משימות יעיל כדאי להתחיל עם גיליון אלקטרוני פשוט שיאפשר לך תמונה ויזואלית של הפרויקט ושעות העבודה של כל עובד, מעקב אחרי עובדים במיקור חוץ ופרמטרים נוספים. לאחר הערכת השעות תמיד קח בחשבון את הזמנים שאינם בטווח שליטתך (ימי מחלה ,חופשה וכו’).

זכור שבסופו של דבר הפרמטר החשוב ביותר הוא האנשים לכן תתקשר, תשמור ותגן על הצוות שלך, הם יעריכו אותך על זה.