טעויות נפוצות בניהול פרויקטים ואיך להימנע מהם

כ”כ הרבה פרויקטים נופלים בגלל ניהול לא נכון, חריגות מהתקציב ואי עמידה בלוחות זמנים. מתוך שיחה עם מנהלי פרויקטים מנוסים ומנהלי IT, ניתן לדבר על טעויות שכיחות והדרכים למניעתן :

טעות ראשונה היא קביעת משימות אישיות מבלי לשתף את כל הצוות בתפקידים, במשימות, בתחומי האחריות ובתוצרים הרצויים. באופן זה המנהל מאבד את המחויבות האישית לצוות ולפרויקט כולו. בפגישות חשובות ואסטרטגיות מומלץ שכל בעלי התפקידים ובעלי העניין בפרויקט ינכחו בפגישה, כך שניסוח הציפיות והאסטרטגיה יהיה משותף לכולם. כך המנהל יוכל ליהנות מרמת אחריות ומחויבות גבוהה יותר של הצוות.

טעות שנייה היא לפרק פרויקט גדול לפני הבנת כל מרכיביו. על מנת לא ליצור תחושה של תדהמה ולחץ בצוות, ראשית עלייך כמנהל להבין את הפרויקט על כל היבטיו ואז לפרק את הפרויקט הגדול למשימות ותתי משימות ולשבץ לכל משימה את הצוות המתאים ביותר לביצועה.

טעות שלישית היא תיעדוף שגוי של המשימות – התיעדוף צריך להתבצע על ידי המנהל שרואה את התמונה הכללית ולא על ידי הצוותים עצמם. מנהל הפרויקט צריך להגדיר אילו משימות צריכות לקבל עדיפות ולעדכן את הצוותים כאשר סדרי העדיפויות השתנו.

טעות רביעית היא ניהול ממוקד משימות ולא אנשים – לעיתים ההתמקדות בזמנים, בעלויות ובאיכות מסיטים את תשומת הלב מהמרכיב האנושי. ניהול לא אפקטיבי של הצוות יוביל לעיכובים, חריגה בתקציב ואף יכול להשפיע על איכות התוצרים. לכן כמנהל עלייך להשקיע בגורם האנושי שקשור לפרויקט (עובדים, מנהלים, ספקים), לחבר אותם לחזון, ליעדים ולמשימות ולהפוך אותם למחויבים לפרויקט.

טעות חמישית ואחרונה היא תקשורת לא סדירה עם הצוות – כמנהל פרויקטים עלייך להיות בקשר מתמיד עם כל הגורמים שעוסקים בפרויקט. על מנת ליצור תקשורת סדירה מומלץ לקבוע ישיבות, פגישות עבודה קבועות שהגורמים הרלוונטיים מוזמנים בראש. עליך ליצור מערכת קבועה שמבטיחה לך תקשורת שוטפת עם הצוות שמהווה הזדמנות לעדכון, בקרה, למידה ושיפור. בעזרת תקשורת סדירה תוכל לוודא שכולם מגויסים, לעקוב אחרי שינויים ולשמור על מעורבות של כל המעורבים בפרויקט.

לחץ כאן כדי להבין איך team.do יכולה לעזור לך