058-432-2117 info@team.do
  English

גם הטובים ביותר יכולים לטעות במצבים של עומס גדול, שינויים והתפתחויות מורכבות. ככל שהעומס גדול יותר כך הסיכוי לטעויות עולה. גם מנהלי פרויקטים ומנהלי IT  מנוסים מוצאים את עצמם מול פרויקט שלוקח יותר זמן מהמתוכנן או עולה יותר ממה שתוכנן בתקציב.

אמנם כל פרויקט שונה ובעל דרישות ייחודיות, אך ניתן לאמר שבפרויקטים גדולים, מורכבים, בעלי דרישות משתנות ותקלות לא צפויות, גם מנהל פרויקט טוב עשוי לעשות טעויות.

אציג לפניכם את 5 הטעויות השכיחות כפי שדיווחו מנהלי פרויקטים רבים :

  1. חוסר שיתוף במידע -– במצב שהצוות לא מעורב בפרטי הפרויקט ומטרותיו , תרד המחויבות והאחריות האישית של העובד ושיתוף הפעולה בצוות ירד. יש חשיבות גדולה למפגשים של כל הצוות, הצגת המטרות, המשימות והגדרות התפקיד.

 

כמו כן  מומלץ להזמין את כל בעלי העניין למפגש שעוסק במטרות הפרויקט ויישומו. במפגש זה חשוב לעשות תאום ציפיות, לייצר חלוקה מובנת של תפקידים, לייצר תלות הדדית בין חברי הצוות ולהגביר את תחושת האחריות האישית והקבוצתית.

 

  1. לגשת לפרויקט לפני מיפוי ופירוק המשימות – כל פרויקט גדול מכיל בתוכו משימות שנגזרות מהם תתי משימות שנגזרות מהם עוד תתי משימות וכך הלאה. ברגע שיש הבנה מעמיקה של הפרויקט וחלוקת המשימות למשימות קטנות ברות ביצוע, קל יותר לנהל אנשים שיודעים בבירור מהי המשימה שלהם וממוקדים בה.

 

הקצאת והתאמת המשימות לכל עובד בהתאם ליכולותיו, מביאה לתפוקות גבוהות יותר. פרויקט גדול ומורכב נראה לעיתים בלתי אפשרי לעובד, אך על ידי ניהול נכון וחלוקת משימות קטנות לעובדים המתאימים כל פרויקט גדול וגדול ככל שיהיה, הינו אפשרי.

 

  1. תיעדוף לא נכון – בחברות רבות בהן נדרש שירות פנימי ושירות חיצוני בוזמנית נוצר עומס, שמביא לתיעדוף לקוי. כמנהל פרויקטים טוב עליך לתת לחברי הצוות לתעדף את המשימות שלהם כשסדרי העדיפות והתנאים משתנים.

 

  1. מיקוד במשימות ולא באנשים – ניהול פרויקטים הוא קודם כל ניהול אנשים. מיומנויות התקשורת והיכולת ליצור מחויבות ומוטיבציה אצל העובדים הינה מרכיב חשוב. מנהלי פרויקטים רבים שוכחים את זה ומתמקדים בכמות, באיכות, בעלויות, בזמנים ובמשתנים אחרים שאינם ההון האנושי.

 

מנהל פרויקטים צריך לשמור על תקשורת שוטפת עם חברי הצוות ועם בעלי עניין נוספים כמו : ספונסרים, קולגות, מנהלים, ספקים ובעלי עניין אחרים. מנהל פרויקט טוב צריך לוודא שכולם חולקים את אותו חזון לפרויקט וחשים מחויבים.

 

  1. להימנע משימוש בכלי ניהול פרויקטים – כיום ישנם כלים שונים ומגוונים לניהול פרויקטים כמו לדוגמא אסנה (Asana ) או טרלו (Trello), שמציגים ויזואלית את מצב הפרויקט, וניתן לעקוב אחרי בעיות, הזדמנויות, עיכובים ושינויים. כלים אלו מאפשרים תיעוד, בקרה, פיקוח ובסופו של דבר ניהול טוב יותר של הפרויקט.